Pendahuluan
Secara prinsip, kerangka induk yang kerap dinamakan sebagai Masterplan Sistem Informasi Korporat (MSIK) adalah merupakan dokumen turunan dari corporate business plan (rencana bisnis korporat). Di dalam dokumen rencana bisnis korporat tersebut disebutkan secara eksplisit fungsi atau peranan strategis dari sistem informasi dalam kerangka bisnis perusahaan. Dalam beberapa referensi, MSIK kerap didefinisikan sebagai: ”sebuah dokumen formal yang berisi kerangka dasar strategi pembangunan sistem informasi perusahaan”
Dokumen formal ini secara resmi disahkan oleh pimpinan perusahaan sebagai panduan atau bahan acuan dalam berbagai usaha perusahaan untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasinya untuk jangka waktu tertentu. Seperti halnya tipe perencanaan lain, esensi dari MSIK adalah sebagai berikut:
- Berdasarkan visi dan misi yang ingin dicapai, perusahaan dapat membayangkan situasi seperti apa yang diinginkan di kemudian hari (TO-BE Environment);
- Kemudian perusahaan mencoba untuk mengkaji status yang dimilikinya saat ini (AS-IS Environment); sehingga
- Dengan demikian dibuatlah sebuah ”perencanaan” untuk dapat ”menutup” gap yang terjadi antara kedaaan sekarang dengan yang diinginkan di kemudian hari.
Adapun alasan mengapa sebuah perusahaan perlu menyusun MSIK-nya adalah untuk menghindari terjadinya kemungkinan-kemung-kinan peristiwa sebagai berikut:
- Pengembangan sistem informasi yang tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan;
- Pembangunan sistem informasi yang tidak terpola (sporadis) sehingga tidak terjadi keterpaduan antara sub-sistem yang ada (tidak terintegrasi, tidak holistik, dan tidak koheren);
- Implementasi sistem informasi yang tidak mendatangkan manfaat (benefit) seperti yang diharapkan oleh para stakeholder terkait (mereka yang berkepentingan);
- Alokasi dana investasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan seharusnya, baik yang sifatnya kurang dari kebutuhan (under investment) maupun yang ber-lebihan (over investment);
- Penerapan berbagai modul sistem informasi (sub-sistem) yang tidak memperhatikan asas-asas seperti prioritas dan kritikalitas; dan
- Kualitas sistem informasi yang relatif rendah dipandang dari berbagai standar yang ada.
Pada dasarnya penyusunan MSIK ini adalah merupakan tanggung jawab pimpinan tertinggi di dalam perusahaan yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan dan pengembangan sistem informasi. Di dalam format perusahaan multi-nasional misalnya, CIO (Chief Information Officer) merupakan pimpinan yang dimaksud. Di dalam perusahaan yang sistem informasinya baru berkembang, biasanya tugas ini dibebankan kepada Kepala Divisi Sistem Informasi atau Manajer Sistem Informasi Korporat atau jabatan sejenis lainnya.
Satu hal yang perlu dicatat, yaitu walaupun tugas penyusunan MSIK merupakan tanggung jawab dari mereka yang berada di dalam unit organisasi terkait dengan sistem informasi (misalnya: Divisi Sistem Informasi, Direktorat Manajemen Sistem Informasi, Unit Perencanaan Sistem Informasi, dan lain-lain), namun pada proses penyusunannya akan melibatkan hampir seluruh unit organisasi yang ada. Kenyataan ini sangatlah logis mengingat sistem informasi merupakan kumpulan dari berbagai komponen-komponen organisasi yang terkait satu dengan lainnya, yang memiliki tujuan utama untuk mengumpulan, menciptakan, mengorganisasikan, dan mendistri-busikan informasi kepada mereka yang membutuhkan.
Paradigma Kerangka MSIK
Secara struktur logika, paradigma kerangka konsep pengembangan MSIK terdiri dari 5 (lima) bagian utama, masing-masing adalah:
- Peranan Strategis Sistem Informasi
- Definisi Kebutuhan Sistem Informasi
- Spesifikasi Teknis Sistem Informasi
- Strategi Manajemen Sistem Informasi
- Manajemen Proyek Sistem Informasi
Peranan Strategis Sistem Informasi – merupakan bagian pendahuluan dari dokumen yang pada dasarnya merupakan jembatan penghubung atau benang merah antara corporate business plan dengan MSIK. Dalam bagian ini terlihat secara jelas posisi strategis MSIK dalam kerangka strategi bisnis perusahaan. Perlu dipahami bahwa belum tentu sistem informasi dalam perusahaan di industri sejenis memiliki peranan yang sama karena pada dasarnya setiap perusahaan memiliki strategi dan obyektif bisnisnya masing-masing
Definisi Kebutuhan Sistem Informasi – merupakan bagian yang secara detail mendefinisikan sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan terkait. Hal ini sangat perlu untuk dikemukakan mengingat setiap perusahaan sifatnya unik, sehingga kebutuhan spesifiknya terhadap sistem informasi pasti berbeda dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Harap diperhatikan bahwa untuk perusahaan yang telah memiliki sistem informasi, perlu didefinisikan sistem apa saja yang telah berjalan dan bagaimana kinerjanya.
Spesifikasi Teknis Sistem Informasi – merupakan bagian yang mendefinisikan spesifikasi teknis dari berbagai komponen sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Karena komponen utama dari sebuah sistem informasi adalah teknologi informasi – disamping proses dan sumber daya manusia – maka mayoritas dari bagian ini akan membahas berbagai komponen teknologi informasi yang dibutuhkan. Untuk perusahaan yang telah memiliki sejumlah komponen teknologi informasi seperti aplikasi, database, perangkat keras, dan jaringan, perlu dikaji seberapa jauh keberadaannya telah memenuhi kebutuhan perusahaan.
Strategi Manajemen Sistem Informasi – merupakan bagian yang menjelaskan bagaimana mekanisme perusahaan dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber daya terkait dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan. Aspek ini sangat terkait dengan keberadaan sebuah struktur tim implementasi yang akan bertanggung jawab untuk menyusun strategi yang tepat agar pemenuhan kebutuhan perusahaan terhadap sistem informasi yang ada dapat secara efektif terpenuhi.
Manajemen Proyek Sistem Informasi – merupakan bagian yang memperlihatkan seluruh portfolio proyek sistem informasi beserta rencana pembangunannya berdasarkan tata kala waktu yang ada (jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang). Bagian ini dikatakan lengkap jika dikembangkan dengan menggunakan standar baku manajemen proyek seperti misalnya berpedoman pada standar PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang menekankan pentingnya diperhatikan 9 (sembilan) buah aspek proyek atau knowledge areas yaitu masing-masing: ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumber daya manusia, material, komunikasi, resiko, dan integrasi.
Peranan Strategis Sistem Informasi
Obyektif dari bagian ini adalah untuk menentukan posisi sistem informasi seperti apa yang diharapkan oleh perusahaan. Pembahasan dimulai dengan ditampilkannya visi, misi, obyektif, critical success factors, key performance indicators, dan berbagai informasi strategis lainnya terkait dengan perusahaan, yang secara mudah dapat diperoleh dari dokumen corporate business plan. Berdasarkan informasi tersebut, ditentukanlah secara eksplisit peranan dan fungsi sistem informasi di dalam kerangka strategis bisnis perusahaan. Untuk membantu proses ini, seringkali diper-gunakan sejumlah teori atau konsep sebagai alat bantu, seperti misalnya: Michael Porter’s Value Chain, Robert Kaplan’s Balanced Scorecard, Cap Gemini’s Strategic Distinction Model, Michael Porter’s Five Forces, Warren McFarlan’s Strategic Matrix, Boston Consulting Group’s Strategic Matrix, dan lain sebagainya. Yang perlu diperhatikan di sini adalah terlepas dari dipergunakannya berbagai pendekatan yang ada, perusahaan harus mampu merumuskan aspek 4W-1H dari sistem informasi terkait (What, Why, Where, When, dan How).
Definisi Kebutuhan Sistem Informasi
Sebelum perusahaan melakukan kajian detail terhadap kebutuhan sistem informasinya, perlu disepakati terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang merupakan sub-sistem dari sistem informasi yang ingin dibangun. Paling tidak terdapat 5 (lima) komponen penting yang harus dikaji secara mendalam, masing-masing adalah:
- Elemen Obyektif;
- Elemen Aktivitas;
- Elemen Data;
- Elemen Manusia; dan
- Elemen Teknologi.
Elemen Obyektif adalah elemen yang berkaitan dengan beragam tujuan dari dibangunnya sistem informasi perusahaan. Perlu diingat bahwa sistem informasi merupakan alat bantu manusia untuk menjalankan aktivitasnya. Adalah merupakan suatu kenyataan bahwa di dalam kerangka mikro dan makro perusahaan, terdapat berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) yang masing-masing memiliki perspektif kebutuhan yang berbeda terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Terhadap masing-masing kelompok stakeholder ini perlu dikaji secara utuh dan menyeluruh harapan dari masing-masing mereka – baik individu maupun kelompok – terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Banyak cara dan teknis yang dapat dipergunakan untuk mengelompokkan para stakeholder ini; biasanya akan lebih mudah jika dilihat dari posisi formal masing-masing mereka terhadap perusahaan (misalnya: internal vs. eksternal, atau langsung vs. tidak langsung, atau umum vs. khusus dan lain sebagainya). Perlu diperhatikan kenyataan bahwa antara satu stakeholder dan lainnya seringkali terlihat adanya konflik antar obyektif yang diinginkan. Pada kondisi ini perlu diadakan sebuah sesi workshop untuk membahas hal tersebut.
Elemen Aktivitas adalah elemen yang berkaitan dengan sejumlah rangkaian proses yang terjadi di dalam perusahaan. Telah diketahui bersama bahwa setiap perusahaan pasti memiliki produk dan/atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Dan sehubungan dengan hal itu, dikembangkanlah sejumlah rangkaian proses penciptaan produk dan jasa tersebut. Rangkaian proses inti ini (core processes) beserta sejumlah proses pendukungnya (supporting processes) perlu dikaji dan dipelajari dengan baik. Ada beberapa hal yang perlu dipahami dalam rangka pemetaan elemen aktivitas ini. Pertama adalah kenyataan bahwa masing-masing proses akan membutuhkan data dan informasi spesifik sebagai bagian dari sumber daya masukan (input) yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran (output) tertentu. Kedua adalah kebutuhan manajemen terhadap informasi yang berkaitan dengan aktivitas pengawasan kinerja dari proses terkait. Dan ketiga adalah perlunya informasi sebagai medium komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi antara sejumlah proses yang telah didefinisikan tersebut. Pada tahap berikutnya kelak, definisi proses ini akan menjadi cikal bakal dalam penentuan modul-modul perangkat lunak aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pendefinisian, pengkajian, dan pemetaan terhadap sejumlah rangkaian proses tersebut diistilahkan sebagai process mapping. Adapun tingkat kedalaman proses yang dipetakan tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tujuan pemetaan ini selain untuk mengetahui proses yang terjadi di perusahaan, juga dapat dipergunakan untuk memperbaiki kinerja proses melalui pemanfaatan sistem dan teknologi informasi. Dengan adanya teknologi tersebut, maka proses-proses yang ada dapat diperbaiki kinerjanya karena terjadinya eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Elemen Data adalah elemen yang berkaitan dengan karakteristik data sebagai bahan baku sumber daya informasi dan pengetahuan (knowledge). Setiap aktivitas atau proses manajemen, baik yang sifatnya strategis maupun operasional, membutuhkan beragam informasi untuk proses pengambilan keputusan. Pada bagian ini perlu dikaji properties dari data dan/atau informasi yang dibutuhkan oleh top level management, middle level management, dan low level management, terutama yang berkaitan dengan: sumber data, tingkat kedala-man data, tipe data, relasi antar data, volume data, frekuensi pengolahan data, kebutuhan kecepatan data, keamanan data, dan hal-hal terkait lainnya. Hasil kajian data dan informasi pada tahap ini akan sangat menentukan pada proses penentuan struktur dan sistem manajemen basis data (database) di tahap selanjutnya. Dalam kaitan ini perlu diingat dua hal pokok, terkait dengan fungsi strategis dari data bagi perusahaan. Hal pertama terkait dengan pemahaman bahwa data merupakan salah satu faktor produksi penting di dalam proses manajemen, dan hal kedua merupakan pemahaman bahwa data merupakan bahan baku dari terbentuknya sebuah informasi dan pengetahuan (knowledge) sebagai asset berharga perusahaan.
Elemen Manusia adalah elemen yang berkaitan dengan proses manajemen sumber daya manusia di dalam perusahaan, terutama yang berkaitan dengan struktur tugas dan tanggung jawabnya, serta relasi di antara masing-masing individu seperti yang biasa tercermin di dalam struktur organisasi perusahaan. Adalah merupakan hal yang mutlak untuk melakukan kajian terhadap struktur organisasi ini karena beberapa pertimbangan khusus. Pertama adalah suatu kenyataan bahwa sistem informasi semata-mata adalah alat bantu dari mereka yang berada di dalam struktur organisasi untuk melakukan pekerjaannya masing-masing. Kedua adalah untuk mempelajari bahwa aliran informasi di dalam perusahaan terjadi secara lintas fungsi (sektoral) sehingga harus benar-benar dipelajari hubungan atau keterkaitan antara satu fungsi dengan fungsi lainnya yang masing-masing tentu saja dikendalikan oleh individu yang berbeda.
Elemen Teknologi adalah elemen yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan terhadap berbagai alat bantu teknis (tidak hanya terbatas pada teknologi informasi semata) untuk membantu mereka dalam proses penciptaan beragam produk dan jasa yang ada. Sejumlah teknologi yang dilibatkan dalam proses produksi ini harus dianalisa kebutuhannya mengingat dewasa ini kebanyakan teknologi tersebut telah memiliki sejumlah fitur berbasis digital, sehingga kelak dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sebuah sistem informasi korporat yang terpadu. Kebutuhan akan teknologi yang didefinisikan pada tahap ini juga menyinggung masalah spesifikasi atau target kinerja yang diharapkan, seperti misalnya: fitur atau fasilitas teknis yang tersedia, standar yang dipergunakan, acuan kualitas yang diharapkan, kisaran harga, dan lain sebagainya. Perlu pula dikaji berbagai teknologi yang telah dipergunakan perusahaan dan bagaimana kinerjanya selama ini.
Spesifikasi Teknis Sistem Informasi
Kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan pada bagian sebelumnya pada dasarnya merupakan sebuah aspek demand dari perusahaan terhadap teknologi informasi yang ingin dibangun. Dengan secara sungguh-sungguh mempelajari hasil kajian kebutuhan tersebut, perusahaan dapat selanjutnya menentukan spesifikasi teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang ada. Sebagai sebuah aspek supply, teknologi informasi yang dibangun harus memiliki keterkaitan yang erat dengan kelima buah elemen yang telah dikaji sebelumnya [13].
Elemen Obyektif yang telah didefinisikan pada dasarnya akan menentukan tipe pengguna atau user dari sistem informasi. Dalam era internet dewasa ini, secara fisik para pengguna sistem informasi dapat tersebar di berbagai lokasi geografis yang berbeda, namun menyatu di dalam dunia maya. Oleh karena itu seluruh stakeholder terkait dengan bisnis perusahaan yang akan menjadi pengguna aktif maupun pasif dari sistem informasi harus dianalisa keberadaan dan keinginannya agar dapat dipersiapkan teknologi yang sesuai dengan kondisi mereka tersebut. Identifikasi terhadap seluruh user ini juga perlu dipergunakan untuk keperluan penghitungan biaya licensing yang kelak perlu dikeluarkan perusahaan untuk pemakaian perangkat lunak aplikasi maupun program tertentu agar tidak terjadi pelanggaran hak cipta intelektual.
Elemen Aktivitas yang telah dipetakan ke dalam sejumlah proses inti dan penunjang pada tahap terdahulu akan menjadi panduan manajemen dalam menentukan modul-modul aplikasi apa saja yang dibutuhkan dan perlu dikembangkan. Terhadap portofolio aplikasi tersebut, biasanya akan ditetapkan mana saja aplikasi yang harus dibeli secara utuh (package implementation), dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan (tailor-made application), atau yang harus dikembangkan sendiri secara internal (custom development). Disamping itu, perusahaan perlu pula mendefinisikan hubungan keterkaitan antara seluruh modul yang ada agar terlihat secara menyeluruh struktur dari sistem informasi korporat terpadu. Adalah merupakan suatu keharusan bagi sebuah perusahaan untuk menggambarkan dan mendeskripsikan kerangka arsitektur aplikasi dari sistem informasi yang akan dibangun, lengkap dengan komponen dan keterkaitannya.
Elemen Data yang telah dideskripsikan secara lengkap akan menentukan spesifikasi dan struktur dari sistem basis data yang perlu dikembangkan. Pada bagian ini perlu diperlihatkan bagaimana arsitektur dari sistem basis data perusahaan, menyangkut isu-isu seputar: sistem sentralisasi vs. desentralisasi, sistem online vs. offline, sistem real-time atau replikasi, dan lain sebagainya. Perlu pula disampaikan pada bagian ini bagaimana teknologi akan menjamin terciptanya dan terjaganya kualitas data dan informasi yang dihasilkan. Seperti halnya aplikasi, dalam bagian ini perlu digambarkan kerangka arsitektur sistem basis data perusahaan yang ingin dibangun, lengkap dengan karakteristik, komponen, dan relasi antara komponen data tersebut.
Elemen Manusia yang merupakan deskripsi dari struktur organisasi perusahaan akan memiliki keterkaitan yang erat dengan jenis sistem operasi topologi jaringan yang akan diterapkan. Untuk perusahaan-perusahaan raksasa atau berskala menengah ke atas, selain mencerminkan hubungan keterkaitan antar manusia di dalam organisasi perusahaan, biasanya akan terlihat pula di dalam struktur organisasi hubungan antara berbagai entiti bisnis yang ada, seperti misalnya antara holding company dengan sejumlah anak perusahaan atau strategic business unit-nya. Tidak menutup kemungkinan pula perusahaan akan secara utuh membangun teknologi jaringannya secara lengkap, yaitu yang menyangkut pembentukan jejaring berbasis intranet, internet, dan ekstranet.
Elemen Teknologi di dalam kerangka masterplan ini akan berisi spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem informasi terkait. Perangkat keras yang dimaksud di sini tidak hanya terbatas pada komputer, jaringan, dan perangkat periperals lainnya, tetapi menyangkut pula spesifikasi infrastruktur teknologi informasi yang dibutuhkan. Biasanya untuk hal yang terakhir ini akan menyangkut kerja sama dengan sejumlah penyedia jasa (provider) telekomunikasi dan teknologi informasi. Sejumlah diagram teknis perlu diperlihatkan untuk menggambarkan aristektur dari infrastruktur dan jaringan komputer yang akan dibangun oleh perusahaan.
Strategi Manajemen Sistem Informasi
Setelah aspek demand dan supply dari sistem informasi telah dibahas dan dijabarkan, bagian selanjutnya yang sangat perlu untuk dipresen-tasikan adalah bagaimana strategi manajemen perusahaan untuk dapat mempertemukan demand dan supply di atas dalam arti kata merancang strategi pembangunan dan pengelolaan sistem yang dimaksud [14]. Berdasarkan kelima elemen terkait, aspek pengelolaan atau manajemen sistem informasi secara prinsip dapat pula dipisahkan menjadi lima kelompok besar.
Kelompok pertama berkaitan dengan strategi mengelola user atau stakeholder dari sistem informasi, baik yang internal maupun eksternal, terutama terkait dengan harapan atau ekspektasi mereka terhadap kebutuhan akan sistem informasi. Perlu dipahami bahwa dinamika bisnis yang sedemikan tinggi dalam era globalisasi saat ini sangat berpengaruh terhadap bisnis perusahaan. Adalah merupakan hal yang biasa bahwa perubahan terhadap kebutuhan akan informasi akan selalu terjadi dari waktu ke waktu. Sehubungan dengan kenyataan ini, perusahaan harus memiliki mekanisme untuk dapat selalu menangkap dinamika perubahan ekspektasi user terhadap fungsi dan peranan sistem informasi maupun sejumlah sub-sistemnya. Ada banyak cara yang dapat dipergunakan, misalnya dengan dibentuknya Users Council atau Dewan Perwakilan Pengguna yang secara berkala bertemu dan berkumpul untuk mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan baru.
Kelompok kedua berkaitan dengan strategi mengelola beraneka ragam perangkat lunak aplikasi yang terdapat di dalam perusahaan agar keseluruhannya selain dapat berfungsi dengan baik, terjamin hubungan keterkaitan satu dengan lainnya di dalam sebuah arsitektur aplikasi yang holistik, terpadu, dan terintegrasi. Bukanlah merupakan suatu rahasia lagi bahwa hampir di setiap perusahaan terlihat adanya fenomena islands of applications (kepulauan aplikasi) yang sporadis dan tidak secara baik berhubungan satu dengan lainnya (dilihat dari aspek kualitas integrasi). Terhadap kondisi ini, perusahaan harus mampu untuk ”mengintegrasikan” seluruh aplikasi agar tidak terjadi permasalahan yang dapat mengurangi kinerja dari sistem secara keseluruhan. Adalah merupakan tugas dari manajemen perusahaan untuk menjamin bahwa setiap aplikasi yang ada telah memenuhi sejumlah standar baku kualitas perangkat lunak. Misalnya dengan melakukan pengukuran kualitas dengan mempergunakan Faktor McCall seperti Product Operations, Product Revision, dan Product Transition, yang kemudian dapat dilengkapi dengan sejumlah Metrics dan Quality Factors [15]. Terkait pula dalam bagian ini strategi manajemen perusahaan dalam melakukan kerjasama dengan pihak ketiga seperti misalnya vendor atau software house.
Isu-isu semacam pengalihdayaan (outsourcing) atau kemitraan strategis (strategic alliances) merupakan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dan dipikirkan mekanismenya [16].
Kelompok ketiga berkaitan dengan strategi mengelola sistem basis data atau yang biasa disebut sebagai DBMS (DataBase Management System). Seperti halnya aplikasi, fenomena islands of database (kepulauan basis data) juga kerap terjadi di dalam sebuah perusahaan. Adalah merupakan tugas dari perusahaan untuk dapat membangun suatu mekanisme kontrol dan pengawasan agar keseluruhan data dan informasi yang merupakan aset berharga tersebut dapat dijaga kualitas content-nya maupun keterkaitan satu dengan lainnya. Manajemen perusahaan harus mampu menyediakan seluruh stakeholder-nya data dan informasi yang memenuhi standar kualitas, seperti: relevant, clear, timely, accurate, sufficient, reliable, targeted, dan worthwhile.
Kelompok keempat berkaitan dengan proses pengelolaan jejaring perusahaan. Tiga domain jaringan yang merupakan backbone dari sistem informasi yaitu intranet, internet, dan ekstranet pada dasarnya menghubungkan sejumlah komponen dan entiti bisnis dari sebuah perusahaan yang tersebar secara geografis di sejumlah tempat. Mengelola sejumlah orang dalam struktur jejaring yang kompleks tersebut membutuhkan sebuah mekanisme tersendiri. Obyektifnya cukup jelas, yaitu menjaga agar seluruh jaringan yang ada dapat berfungsi selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sehingga tidak ada aktivitas bisnis perusahaan yang terganggu.
Kelompok kelima berkaitan dengan pengelolaan aset perangkat keras dan infrastruktur jaringan. Tantangan terbesar di dalam mengelola sumber daya ini adalah kenyataan akan cepatnya teknologi mikroprosesor yang menjadi jantung komputer beserta sejumlah teknologi digital lainnya. Perusahaan biasanya berada di dalam dilema apakah harus membeli atau menyewa sejumlah perangkat teknologi tersebut yang hampir setiap tahun diproduksi versi barunya. Jika aplikasi dan basis data adalah merupakan sumber daya digital yang tidak terlihat fisiknya, perangkat keras dan teknologi pendukungnya ini adalah merupakan aset fisik yang harus benar-benar dipelihara agar tidak merugikan perusahaan terutama dipandang dari segi finansial.
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Setelah tiga bagian terdahulu secara jelas dan gamblang mendiskripsikan arsitektur kelima elemen sistem informasi, pada bagian terakhir dokumen MSIK disusunlah jadwal action plan-nya. Terhadap masing-masing komponen atau modul atau sub-sistem di dalam sistem informasi pada setiap elemen, direncanakanlah tata kala waktu pengembangannya. Biasanya durasi pengembangan proyek dibagi menjadi tiga tata kala waktu, yaitu untuk jangka pendek (0-2 tahun), jangka menengah (2-5 tahun), dan jangka panjang (di atas lima tahun). Dalam kaitan ini manajemen perlu untuk memetakan modul-modul sistem informasi ke rencana pengembangannya berdasarkan tiga tata kala waktu tersebut berdasarkan asas kepentingan, prioritas, kritikalitas, dan urgensitas.
Pada dasarnya, setiap modul yang akan dibangun harus diperlakukan sebagai sebuah proyek independen, agar pengembangannya dapat dengan mudah dilakukan, dikontrol, dan dievaluasi. Untuk keperluan tersebut ada baiknya jika terhadap masing-masing proyek pengembangan modul yang ada dijelaskan aspek utama dari manajemen proyek, yaitu menyangkut paling tidak aspek ruang lingkup, kualitas, durasi, dan perkiraan biaya (agar perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya finansialnya pada proses penganggaran).
Hal selanjutnya yang perlu dikemukakan pada bagian akhir dari dokumen MSIK ini adalah pembentukan tim yang akan mengekseskusi semua perencanaan yang telah dibuat tersebut, lengkap dengan peranan, fungsi, serta tugas dan tanggung jawab dari masing-masing individunya (tentu saja dikemukakan pula profil kompetensi dan keahlian dari setiap individu yang dibutuhkan). Alasan perlu dibentuknya tim ini adalah karena terkadang menyerahkan eksekusi tersebut kepada tim internal dari unit atau divisi sistem informasi saja tidak cukup karena sifat pengembangan sistem informasi yang lintas fungsi atau sektoral. Perlu pula dipikirkan suatu bentuk tim agar proses sosialisasi dan eksekusi masterplan dapat secara efektif dilakukan.
Hal terakhir yang tidak kalah pentingnya untuk dibahas dalam MSIK adalah mekanisme yang berkaitan dengan kebijakan perencanaan dan pelaksanaan MSIK tersebut, terutama yang berkaitan dengan aspek manajemen dan governance-nya. Perusahaan harus dapat mengukur apakah kebijakan yang dibuat selama ini – yang berkaitan dengan sistem informasi – telah benar-benar mendukung terbentuknya lingkungan yang kondusif agar semua perencanaan yang dipaparkan dalam MSIK dapat terwujud. Contohnya adalah dengan menerapkan konsep maturity level (tingkat kematangan) sistem sebagai landasan berpijak dalam pengukuran keberhasilan dan penyusunan kebijakan dengan berpegang pada metodologi COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) [18]. Dalam kerangka ini, setiap perusahaan dikatakan berhasil menerapkan sistem informasinya secara efektif jika tingkat kematangannya naik dari waktu ke waktu ke posisi yang lebih tinggi. COBIT merupakan sebuah mekanisme pengukuran kinerja sistem informasi berbasis proses, yaitu menyangkut hal-hal berkaitan dengan: planning and organisation, acquisition and implementation, delivery and support, serta monitoring.
Kunci Sukses Implementasi MSIK
Sebuah perencanaan yang baik tidak ada artinya sama sekali jika tidak disertai dengan proses eksekusi yang efektif. Terkait dengan hal ini, terdapat sejumlah kunci sukses yang perlu diperhatikan oleh manajemen agar pengembangan sistem informasi dalam masterplan tersebut dapat dilakukan dengan baik [19], yaitu:
- Adanya komitmen dari pimpinan puncak perusahaan atau manajemen untuk melaksanakan secara penuh seluruh butir-butir perencanaan yang telah termaktub di dalam MSIK;
- Dibentuknya tim implementasi yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kompetensi dan keahlian untuk memahami dan melaksanakan seluruh pekerjaan pengembangan sistem informasi yang telah disusun dalam MSIK;
- Keberhasilan dalam proses mensosialisasikan MSIK tersebut ke seluruh jajaran manajemen dan karyawan dalam usaha untuk mendapatkan dukungan untuk melaksanakan berbagai proyek pengembangan sistem informasi yang ada;
- Kemampuan manajemen dan tim implementasi MSIK dalam membangun kerjasama dengan pihak ketiga – seperti konsultan, vendor, pemasok (suppliers), dan mitra bisnis lainnya – dalam usaha bersama untuk mensukseskan setiap proyek pengembangan sistem informasi; dan
- Kesediaan untuk selalu melakukan evaluasi dan usaha perbaikan terhadap setiap kegagalan yang terjadi di dalam usaha untuk menerapkan perencanaan yang terdapat di dalam MSIK.
Penutup
MSIK pada dasarnya bukanlah merupakan sebuah dokumen yang sempurna, dalam arti kata pasti akan terjadi perubahan pada pelaksanaannya sejalan dengan dinamika perkembangan bisnis dan perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut, ada baiknya jika diterapkan unsur versi pada setiap dokumennya. Dengan kata lain, jika terdapat perubahan kecil (minor) ataupun besar (major), dapat terlihat pada format versi dokumen terkait (misalnya: versi 2.3, dimana angka 2 menyatakan perubahan major kedua, dan angka 3 menyatakan adanya perubahan minor ketiga kalinya). Pada akhirnya, MSIK hanyalah merupakan suatu dokumen yang tidak ada artinya sama sekali jika tidak diterapkan isinya. Komitmen dari pimpinan perusahaan sangat diperlukan di sini, mulai dari terselenggaranya proses sosialisasi yang efektif sampai dengan proses pengawasan dan evaluasi yang baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar